Trợ lý ảo agency: 7 tips hướng dẫn sử dụng đơn giản


Ads_ngang
Website bất động sản pci duanempirecitycomplex.com lĩnh vực mua bán cho thuê căn hộ, bất động sản nhà đất có bài Trợ lý ảo agency: 7 tips hướng dẫn sử dụng đơn giảnTrong tương lai, các agency và hãng công nghệ chạy đua với nhau để chứng minh sự tồn tại của trợ lý ảo. Ngay lúc này, bạn đang nghĩ việc thuê trợ lý ảo agency
()

Trong tương lai, các agency và hãng công nghệ chạy đua với nhau để minh chứng sự hiện diện của trợ lý ảo. Ngay lúc này, bạn đang nghĩ việc thuê trợ lý ảo agency của mình? Tuy nhiên, hiện nay bạn chưa biết sử dụng trợ lý ảo bắt đầu từ đâu. Dưới này là những thứ bạn phải biết và 7 mẹo để làm việc với chúng một cách hiệu quả.

Trợ lý ảo SEO agency
Trợ lý ảo SEO agency

Tổng quan chung về trợ lý ảo agency

Hầu hết các chủ nắm giữ agency đã thử sử dụng trợ lý ảo (virtual assistant) ít nhất một lần và nhiều người trong những họ đã có trải nghiệm tồi tệ.

Có thể bạn đã gắng gượng nhưng vẫn không tìm kiếm được người phù hợp, chẳng thể khiến họ thực hiện công việc theo cách bạn mong muốn hoặc chẳng thể đo đạc hữu hiệu công suất của họ.

Đơn giản, chính vì bạn chưa tìm được trợ lý ảo agency phù hợp. Nhưng nếu bạn làm đúng phần này, bạn cũng có thể khiến cho agency của mình hoạt động hiệu quả hơn và có doanh thu theo cấp số nhân.

Làm việc với các trợ lý ảo agency
Làm việc với những trợ lý ảo agency

Nhưng trước lúc chúng ta đi sâu vào vấn đề đó, chúng ta cần làm rõ một số vấn đề.
Lầm tưởng trước mắt là trợ lý ảo agency chỉ có ích cho những tác vụ rất đơn giản, ít tốn kém.

Thực tế, bạn cũng có thể tìm thấy các virtual assistant để thực hiện bất kỳ trọng trách nào miễn sao bạn sàng lọc đúng cách và nếu cần, hãy huấn luyện chúng.

Ngoài ra, chúng cũng có thể có thể đều đặn xử lý các tác vụ phức tạp như:

  • Kế toán.
  • Trả lời email dịch vụ khách hàng.
  • Biên dịch và phân tích dữ liệu.
  • Điều chính yếu là tìm và huấn luyện đúng người.

Một lầm tưởng khác là trợ lý ảo có kỹ năng giao tiếp kém.

Mặc dù đúng là phần lớn virtual assistant (VA) sống ở các nước đang phát triển, nhưng nhiều người trong các họ có nghiệp vụ giao tiếp tuyệt vời.

Trên thực tế, một số người cho dù còn thông thuộc tiếng Anh hơn biết bao người chào đời ở Mỹ.

Tuy nhiên, có một điều đặc biệt nguy hiểm là mọi thứ các trợ lý ảo đều giống nhau.

Có thể trước đây, bạn từng có dùng thử không tốt khi sử dụng trợ lý ảo agency cho công ty bạn, nhưng điều đó không có nghĩa các virtual assistant (VA) là tồi tàn

Hơn nữa, muốn làm việc hòa phù hợp với những trợ lý ảo, bạn cần tìm cách tiếp cận phù hợp. Cho nên, đó chính xác là những gì chúng ta sẽ nhắc đến trong bài viết này ngày hôm nay.

Bạn cũng có thể sử dụng 7 bước sau đây để sử dụng hữu hiệu VA trong agency của mình nhằm đạt được hiệu suất và lợi nhuận cao hơn.

7 tips sử dụng trợ lý ảo agency hữu hiệu

1. Xác định nhu cầu của bạn

Đầu tiên, bạn cần xác định những gì bạn phải làm. Cụ thể là bạn thi hành 1 cuộc kiểm tra hoặc thực hiện chiến dịch content và backlink toàn diện

Một khi bạn biết những gì càng phải thực hành ở cấp bậc cao, bạn có thể bắt đầu chia nhỏ các thành phần riêng lẻ của mục đích đó.

Ví dụ: nếu thực hiện một chiến dịch xây dựng liên kết, bạn phải phải:

  • Tiến hành kiểm tra backlink cho trang web của khách hàng của chúng tôi.
  • Tiến hành kiểm tra backlink của các đối thủ cạnh tranh của họ.
  • Nghiên cứu để định vị các cơ hội xây dựng liên kết mới.
  • Phát triển các chiến lược để hoàn thành được được các liên kết mới.
  • Phát triển các kịch bản tiếp cận cộng đồng.
  • Xem xét mọi thứ dữ liệu sơ bộ với khách hàng.
  • Triển khai các bộ công cụ để đón cận và theo dõi.
  • Tiến hành tiếp cận và theo dõi để thi hành được được những liên kết này.
  • Theo dõi và phân tích việc thực hiện các nỗ lực của chúng tôi.
  • Xem xét dữ liệu công suất khách hàng.

Điều quan trọng cần nhớ là không nên chú ý quá nhiều vào những nhân tố này.

Khi bạn đã xác định được nhu cầu của mình ở cấp độ cao, bạn có thân xác định phạm vi dự án của mình để hiểu cách bắt đầu từ đâu.

2. Xác định phạm vi dự án

Ở giai đoạn này, chúng ta sẽ bắt đầu phân tích mọi thứ chi tiết hơn và xác định ai sẽ khiến gì.

Phạm vi dự án yêu cầu chúng ta xác định các trọng trách riêng lẻ.

Ví dụ: thay vì chỉ xem thành lập liên kết như một khái niệm rộng, chúng ta sẽ bắt đầu chia nhỏ điều đó thành các trọng trách phụ cao cấp hơn.

Một số trọng trách phụ có thể bao gồm:

  • Tổng hợp bản kê chủ nắm giữ trang web, cộng tác viên và nhà báo để quảng cáo chiêu hàng.
  • Thiết lập, cấu hình bộ công cụ của bạn để tiếp cận và theo dõi.
  • Thiết lập dữ liệu / công cụ theo dõi, chẳng hạn như SEMrush, Google Search Console, Google Tag Manager.
  • Cài đặt Google Alerts để bắt các tham chiếu không được liên kết.
  • Viết kịch bản tiếp cận của bạn.
  • Thực hiện tiếp cận cộng đồng.
  • Sửa đổi bản kê chủ sở hữu trang web, cộng tác viên và nhà báo khi chiến dịch của bạn tiến triển.
  • Xây dựng local citations.
  • Tổng hợp dữ liệu về các liên kết kiếm được.
  • Theo dõi tác động (từ góc độ xếp hạng hoặc lưu lượng truy cập) của các hiệu quả xây dựng liên kết của bạn.

Chúng tôi cũng sẽ đánh giá những nhiệm vụ nào tại đây có thể được giao cho trợ lý ảo so với những trọng trách yêu cầu kiến ​​thức kỹ năng không thể truyền đạt trong 1 quy trình được lập thành văn bản và bạn hoặc người khác trong nhóm nội bộ phải xử lý.

“Lập bản kê các trọng trách khách hàng lặp đi tái diễn mà bạn không thích thực hiện” , theo Dennis Yu, người sáng lập BlitzMetrics, người lên tiếng đề nghị việc sử dụng virtual assistant (VA) để mở rộng quy mô agency. “ Tìm ra những trọng trách đó có mức giá trị gì mỗi giờ và tìm cách thuê ngoài với 1/3 mức giá đó .”

Đó là 1 điều xuất phát tuyệt vời, nhưng với việc sàng lọc và cấu trúc phù hợp, bạn cũng đều có thể hỗ trợ nhiều hơn nữa cho nhóm trợ lý ảo của mình.

Hãy nhớ rằng ở giai đoạn này, hầu hết các chủ sở hữu agency đều tin tưởng 1 cách sai lầm rằng hầu hết hoặc thậm chí mọi thứ các nhiệm vụ của họ rất phức tạp hoặc chuyên biệt mà chỉ họ mới cũng đều có thể xử lý chúng.

Đồng thời, lưu ý không đi quá xa theo chiều khác bằng cách cho trợ lý ảo quá nhiều task cùng một lúc.

Điều quan trọng là bắt đầu từ các việc nhỏ và giao mọi việc cho trợ lý ảo agency một cách từ từ thay vì đổ tất cả vào lòng họ và một lúc.

3. Ghi lại quy trình thực hiện

Có một quy trình được ghi chép rõ rệt là phần quan trọng nhất lúc làm việc với trợ lý ảo agency.

Trên thực tế, điều ấy cũng tương đối quan trọng đối với nhóm nội bộ của bạn. Bởi vì nó đưa công đoạn ra khỏi đầu bạn và đưa nó vào một nguồn tập trung mà mọi người cũng có thể truy cập và theo dõi.

Điều này đáp ứng kết quả nhất quán do toàn bộ nhóm của bạn cũng có thể có thể thực hành theo một số bước trùng lặp mọi lúc, loại bỏ mọi dự đoán hoặc diễn giải cá nhân.

Ngoài ra, còn do không phải mất thời gian suy nghĩ kỹ càng nên làm gì hoặc làm như thế nào. Các trợ lý ảo có thể nhẹ nhõm làm việc công suất hơn và đầu óc được giải phóng để tập trung vào những suy nghĩ chiến lược quan trọng hơn.

Đây là một lợi ích đích thực quan trọng bởi vì khi bạn khỏi bị sa lầy vào những chi tiết vụn vặt, bạn sẽ trở thành người giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.

Tốt nhất, quy trình của bạn nên được ghi lại ở một vị trí mà tất cả các thành viên trong group hiện hành, cả trợ lý nội bộ và trợ lý ảo đều có quyền truy cập.

Các cloud file cho chuyện này hoàn mỹ do bạn không phải lo lắng về version của nó và mọi thứ các bản cập nhật đều được phản ánh ngay lập tức cho tất cả các thành viên trong nhóm của bạn.

Trong hệ thống quản lý dự án, bạn cũng có thể tạo các mẫu cho 1 số loại dự án nhất định, với mọi thứ các trọng trách và chỉ dẫn liên quan đã có sẵn.

Bạn cũng đều có thể chỉ cần ghi lại quy trình của mình trong tài liệu Google hoặc Word.

Hoặc bạn cũng có thể phát triển một biểu đồ chi tiết bằng cách sử dụng một công cụ như Diagram.net để vạch ra rõ rệt tất cả những con đường cũng có thể có thể từ đầu đến cuối.

Hầu hết, các agency sẽ sử dụng kết hợp các cách tiếp cận này và cũng đều có thể cả các công cụ khác.

Cuối cùng, mọi thứ đều phụ thuộc vào quy trình làm việc của bạn.

4. Tìm kiếm nguồn trợ lý ảo

Đây là một thành phần quan trọng vì ngay cả những lúc bạn đã có mọi thứ khác, cách làm sai tại đây cũng có thể làm chệch hướng hiệu quả tìm kiếm của bạn.

Chúng tôi sẽ chia điều đó thành hai phần tử ở đâu và làm cách nào để tìm trợ lý ảo agency.

4.1 Nguồn trợ lý ảo agency tìm ở đâu?

Bước đầu tiên của bạn là xác định xem bạn muốn VA ở Mỹ hay bạn cảm thấy thoải mái với virtual assistant (VA) ở nước ngoài.

Cả hai đều có thể có hữu hiệu như nhau, nhưng có những ưu và khuyết điểm trong mọi trường hợp.

Các virtual assistant (VA) có hội sở tại Mỹ sẽ ở cùng (hoặc gần giống) múi giờ với bạn và khách hàng của bạn. Do đó, thông tin liên lạc nhìn chung sẽ dễ dàng hơn nhưng cũng sẽ đắt hơn.

Mặt khác, vì các VA ở quốc tế thường có múi giờ trước hoặc sau vài giờ, nên việc giao tiếp đôi lúc khó khăn.

Điều này đôi lúc có thể làm chậm các dự án nếu thông tin quan trọng luôn phải được trao đổi qua lại giữa các tin nhắn một vài giờ hoặc hơn.

Nhưng bạn có thể dành dụm kinh phí đáng kể bằng phương pháp dùng trợ lý ảo agency ở nước ngoài.

Hơn nữa, bạn luôn phải đánh giá cẩn trọng trường hợp và quy trình làm việc của mình để xác định cái nào phù hợp.

4.2 Cách tìm nguồn trợ lý ảo agency

Có nhiều cách bạn cũng đều có thể tạo nguồn trợ lý ảo của mình:

  • Bảng công việc chung và VA cụ thể.
  • Các trang web Gig (những mặt hàng hay dịch vụ trên Fiverr)
  • Thông qua phương tiện truyền thông xã hội và các liên hệ khác.
  • Thông qua các agency trợ lý ảo.

Như với phần trước, có những ưu và nhược điểm đối với mỗi cách tiếp cận.

Nói chung, chúng tôi gộp các bảng công việc và các trang web thỏa thuận thành những ưu và yếu điểm chung mặc dù có 1 số khác biệt nhỏ.

Các nền tảng này cung cấp cho bạn quyền truy cập vào biết bao trợ lý ảo thực lực trong một lần. Tuy nhiên, nhược điểm là sẽ có biết bao hồ sơ/ ứng cử viên phải sắp xếp.

Rất tiếc, thường không có sự sàng lọc nào để đáp ứng bạn thu được các ứng viên đủ điều kiện với các chuyên môn và trình độ phù hợp.

Vì vậy, bạn phải tự mình vấn đáp mọi thứ để tìm ra những ứng cử viên phù hợp.

Điều đó, cũng có thể có thể tốn rất nhiều thời gian và nếu các ứng cử viên trả lời hoàn toàn trung thực.

Xét về mặt tích cực, bạn có thể tìm thấy một vài người nổi tiếng và tiết kiệm cho mình một khoản tiền trong công đoạn này.

Điều kia thường đòi hỏi một chút may mắn và biết bao thời gian, nỗ lực.

Nếu bạn có ngân sách eo hẹp, đây có thể là một lựa chọn tốt cho bạn.

Bên cạnh đó, kiếm tìm trợ lý ảo thông qua phương tiện truyền thông xã hội và các địa chỉ liên hệ khác có thể hiệu quả. Vì họ đã được sàng lọc trước bởi những người khác mà bạn biết đã làm việc với họ.

Tuy nhiên, mọi người thường không có khả năng giới thiệu một trợ lý ảo tuyệt hảo cho người khác vì họ muốn giữ chúng như một nguồn lực cho công ty của riêng họ.

Một ngoại lệ cho điều đây là khi một agency có thể không cần hoặc chẳng thể giữ lại VA đó nữa.

Ngoài ra, còn do những trợ lý ảo này đã có thành tích vững chắc và hiện đang hoạt động cho một hoặc nhiều agency, chúng thường sẽ được giá cao hơn.

Bên cạnh đó, tùy chọn cuối cùng là làm việc với một agency trợ lý ảo. Đây sẽ luôn là tùy chọn mắt tiền nhất, nhưng nó cũng đi kèm với một số lợi thế.

Đầu tiên là mọi VA đều đã được sàng lọc trước. Vì vậy, bạn biết chuẩn xác loại nhiệm vụ nào chúng sẽ xuất chúng và có thể đặt chúng cho phù hợp.

Khi nói đến việc tìm nguồn cung cấp trợ lý ảo, bạn cần đánh giá nhu cầu (hiện tại và tương lai), thời gian và ngân sách để mang ra quyết định đúng đắn.

5. Giao tiếp trong suốt dự án

Kinh doanh tối tân rất phức tạp và di chuyển nhanh chóng. Vì vậy, giao tiếp hiệu quả là điều cần có cho sự thành đạt của các dự án của bạn.

Bạn cần thông báo rõ rệt các hy vọng với trợ lý ảo agency của mình khi bắt đầu dự án.

Bạn cũng phải đáp ứng mọi người đều ở trên và một trang trong suốt dự án để nhiều nhất hóa năng suất, hữu hiệu và năng suất trong suốt dự án.

Cuối cùng, bạn cần thông báo những nơi về công suất và hy vọng không trùng nhau trong suốt dự án.

Điều quan trọng là thông tin liên lạc phù hợp với quy trình làm việc của bạn.

Bạn đã biết gửi lời nhắn văn bản hoặc tin nhắn trực tiếp trên Skype rất dễ dàng. Tuy nhiên, làm cách nào để chúng ta theo dấu hữu hiệu cuộc liên lạc đó sau này?

Vì vậy, bạn phải đáp ứng rằng tất cả tin tức liên lạc đều xảy ra thông qua một hệ thống đáp ứng không có gì lọt qua các lỗ hổng và bạn có thể xem lại sau nếu cần.

Hệ thống quản lý dự án như Teamwork hoặc Monday cũng đều có thể là 1 cách hiệu quả để làm điều này, kết phù hợp với email truyền thống.

Đối với giao tiếp qua email, bạn có thể thấy hữu ích khi thêm các công cụ của bên thứ ba như Boomerang giúp bạn cập nhật email mà không làm tắc nghẽn hộp thư đến.

Giao tiếp liên tục trong suốt dự án giúp mọi người đi đúng hướng và tránh các bất thần không mong muốn.

6. Đo lường năng suất

Xác định KPI hiệu quả, hoặc các chỉ số Hiệu suất chính, là phần nào quan trọng để tối đa hóa hiệu suất.

KPI chỉ đơn giản là 1 cách đo lường kết quả của công việc mà bạn và nhóm của bạn đang làm.

Ngay cả những lúc bạn chưa một lần nghe nói về KPI, bạn giải quyết chúng hàng ngày từ góc độ SEO.

Ví dụ: DA và PA là KPI mà bạn cũng có thể rất quen thuộc. Chúng là 2 số liệu được Moz tạo ra để giả lập xếp hạng trang của Google bằng cách đo đạc tác động của các liên kết trỏ đến website của bạn.

Số lượng người truy cập hàng ngày là một KPI khác mà các chuyên gia SEO xem xét, cũng như địa thế xếp hạng.

Nhưng không phải tất cả KPI đều rõ ràng. Hơn nữa, một số không hữu hiệu trong những bối cảnh nhất định.

Số lượng từ là một ví dụ về KPI không tốt khi chúng ta đang nói tới việc đo lường năng suất marketing.

Chắc chắn, chúng ta thường cần đặt con số từ cụ thể nếu chúng ta giao nhiệm vụ viết một bài báo. Liệu số lượng từ mà ai đó viết có định vị thành công hay thất bại không?

Hầu hết các chuyên gia SEO có hiểu biết đều trả lời là không. Bởi vì lượng từ không bằng lưu lượng truy cập hoặc quan trọng hơn là khách hàng.

Tuy nhiên, ở mặt sau (nơi diễn ra mọi thứ công việc), chúng ta càng phải đo lường những thứ không trực tiếp xác định thành công hay thất bại từ góc độ marketing mà là từ góc độ năng suất.

Hơn nữa, số từ cũng có thể có thể là một ví dụ về KPI hữu ích từ góc độ đó.
Phần khó khăn là định vị cách tốt nhất để đo lường công việc được hoàn thành bởi trợ lý ảo của bạn để từ đó có thể cải thiện hoạt động của doanh nghiệp mà không cần thúc đẩy nhóm của chúng tôi phí phạm thời gian của VA theo những cách đáp ứng KPI

Những gì bạn nên làm ở đây là tìm ra chuẩn xác những gì bạn phải làm để khách hàng của bạn thành công. Sau đó, thiết kế ngược một bộ KPI trong suốt công đoạn của bạn để mang lại kết quả đó.

7. Mở rộng quy mô

Đây là một trong những bước quan trọng trong việc sử dụng trợ lý ảo agency.

Điều quan trọng là trước lúc cố gắng mở rộng quy mô, trước tiên bạn cần đảm nói rằng bạn đã có sẵn mọi thứ các yếu tố trước đây. Tuy nhiên, khi tất cả đã sẵn sàng, bạn có thể thêm trợ lý ảo mới trước các khách hàng mới một chút.

Bằng cách đó, bạn có cơ hội để chúng được tích hợp vào quy trình và quy trình làm việc của bạn để chúng không thể hoạt động trước khi bạn đạt được công suất.

Ở giai đoạn này, điều quan trọng là phải chú trọng hơn đến cả KPI mà bạn đang đo lường VA của mình và công suất các nỗ lực của bạn từ góc độ marketing / doanh thu.

Điều này do khi bạn mở rộng quy mô, một số quy trình của bạn sẽ bị hỏng và bạn phải phải sẵn sàng để thích ứng quy trình của mình với môi trường mới.

Bạn cũng sẽ thật cần đào tạo lại các thành viên trong nhóm nội bộ và trợ lý ảo của mình, vấn đề này sẽ mất một khoảng thời gian.

Xác định các vấn đề và thích ứng với chúng sớm hơn trong qui trình giúp giảm thiểu tác động tiêu cực của chúng.

Tốt nhất nên xem tất cả các thứ này như một sinh vật sống, thở vì đây chuẩn xác là những gì nó là.

Khi mở rộng quy mô agency của mình, bạn đang gắng gượng giữ thăng bằng giữa:

  • Nhiều khách hàng.
  • Đối thủ cạnh tranh của họ.
  • Các thành viên trong nhóm.
  • Trợ lý ảo.
  • Các quy trình.
  • Công cụ.
  • Các công cụ tìm kiếm.
  • Công nghệ.
  • Đối thủ cạnh tranh của chính bạn.

Nói cách khác, bạn đang tung hứng biết bao và đó chính xác là lý do tại sao bạn phải một nhóm hỗ trợ bạn

Nguồn tham khảo: https://www.searchenginejournal.com/virtual-assistants-seo-agencies/386389/

Nguồn: https://www.toponseek.com/tro-ly-ao-seo-agency/

Bài viết này hữu ích như thế nào?

Hãy bấm vào ngôi sao để đánh giá!

Đánh giá trung bình / 5. Số phiếu bầu:

Không có phiếu bầu cho đến nay! Hãy là người đầu tiên đánh giá bài viết này.

Post Views: 12

Từ khóa bài viết:

Bài viết Trợ lý ảo agency: 7 tips hướng dẫn sử dụng đơn giản được tổng hợp và biên tập bởi sửa máy tính PCI – PCI Group Mọi ý kiến đóng góp và phản hồi vui lòng gửi Liên Hệ cho chúng tôi để điều chỉnh. Xin cảm ơn.

Bài Viết Liên Quan


Bài Viết Khác


Ads_ngang